Wzory dokumentów

Lista kontrolna: Czy stosujemy „ustawę Kamilka” zgodnie z RODO

Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym administratorzy danych osobowych, niektóre podmioty mają obowiązek weryfikowania pracowników i innych osób pod kątem określonych przestępstw poprzez zbieranie odpowiednich informacji, w tym oświadczeń. Chodzi m.in. o obowiązek ustanowienia tzw. standardów ochrony małoletnich. Poniższa lista kontrolna wskazuje najważniejsze kwestie związane z zachowaniem zgodności z RODO.

Zgoda na przetwarzania wizerunku

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w systemie IT (dokumentacja medyczna)

 Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w systemie IT jest dokumentem, który formalnie przyznaje pracownikowi lub innej osobie prawo do przetwarzania danych osobowych w określonym systemie informatycznym. Istotne jest, aby wskazać w tym dokumencie zakres, cel przetwarzania gromadzonych danych oraz okres obowiązywania upoważnienia.

Procedura udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego

 Administrator danych osobowych powinien określić sposób przechowywania nagrań w sposób zapewniający ich integralność i dostępność tylko dla uprawnionych osób. Najlepiej ująć to w procedurze udostępniania i zabezpieczania nagrań z monitoringu wizyjnego. Dokument ten powinien m.in. zawierać zasady udostępniania nagrań, w tym wymagane dokumenty, cele i procedury weryfikacji wniosków o dostęp. Dodatkowo procedura powinna uwzględniać okres przechowywania nagrań oraz środki zabezpieczające przed ich nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub zniszczeniem.

Załączniki do wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń zgodnej z uchwaloną ustawą o sygnalistach (sierpień 2024 roku)

25 września wchodzą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów (dalej zwanej ustawą). Ustawa reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów, tj. osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o nieprawidłowościach. Niektóre podmioty prywatne i publiczne będą musiały opracować wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń.

Klauzula informacyjna w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego

 Stosując monitoring wizyjny, należy sporządzić klauzulę informacyjną, która poinformuje osoby, których dane są rejestrowane, o celu, podstawie prawnej oraz czasie przechowywania nagrań. Klauzula ta powinna być widoczna i dostępna, aby zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z RODO.

Klauzula informacyjna dla sygnalistów

 Klauzula informacyjna dla sygnalistów to dokument, który ma na celu poinformowanie osób zgłaszających nieprawidłowości (tzw. sygnalistów) o tym, w jaki sposób ich dane osobowe będą przetwarzane w związku z ich zgłoszeniem. Tego rodzaju klauzula jest wymagana przez przepisy ochrony danych osobowych (np. RODO) i ma na celu zapewnienie przejrzystości oraz zgodności z prawem w kontekście ochrony danych sygnalistów. Klauzula ta stanowi część polityki ochrony prywatności organizacji i powinna zawierać szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych związanych z procedurą zgłaszania nieprawidłowości, czyli whistleblowing.

Klauzula informacyjna o ochronie danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalistów

 W związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, część administratorów danych osobowych powinna przygotować dokumentację związaną z wewnętrzną procedurą obsługi zgłoszeń. Do dokumentów należy dodać informację o przetwarzaniu danych wymaganą na podstawie art. 13 i 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Załączniki do wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń zgodnej z uchwaloną ustawą o sygnalistach (sierpień 2024 roku)

25 września wchodzą w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów (dalej zwanej ustawą). Ustawa reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów, tj. osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o nieprawidłowościach. Niektóre podmioty prywatne i publiczne będą musiały opracować wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń.

Zmiany w rejestrze czynności przetwarzania w związku z wejściem w życie ustawy o sygnalistach

W procesie szeroko pojętej obsługi zgłoszeń sygnalistów pojawiają się różne kategorie osób, których dane podlegają przetwarzaniu (m.in. sygnalista, osoba, której dotyczy zgłoszenie, świadek, osoba powiązana z sygnalistą). W związku z tym należy uwzględnić konieczność aktualizacji rejestru czynności przetwarzania o nowy proces przetwarzania danych.