Porady IOD

Jak udokumentować przeprowadzenie badania trzeźwości pracowników

Pytanie: W związku z koniecznością kontroli trzeźwości pracowników, w szczególności kierowców, planuje się dokonać zmian w tym zakresie. Czy osoby przeprowadzające badania powinny posiadać odrębne upoważnienie od pracodawcy do prowadzenia tego typu czynności oraz tym samym przetwarzania danych osobowych takich jak: imię, nazwisko, data, godzina, minuta oraz wynik badania? Jednocześnie w związku z prowadzeniem ww. czynności, czy można stworzyć odrębny rejestr czynności/przetwarzanych danych? Czy sposób dokumentowania przedstawiony poniżej jest prawidłowy? Sposób dokumentowania przeprowadzonego badania 1. Pracodawca dokumentuje przeprowadzone badanie trzeźwości w formularzu badania trzeźwości pracownika, zawierającym: datę, godzinę, minutę, dane osobowe pracownika, osoby przeprowadzającej badanie oraz wynik badania wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. 2. Dane osobowe pracowników, o których mowa w ust. 1, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracowników, jeżeli wynik badania trzeźwości wskazuje na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości. 3. Pracodawca przechowuje dane osobowe związane z przeprowadzonym badaniem trzeźwości pracownika odpowiednio przez okres: 1) nie dłuższy niż rok od momentu przeprowadzenia badania, jeżeli przechowywanie tych informacji jest niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, a także w celu ochrony mienia; 2) do momentu uznania kary za niebyłą, jeżeli pracodawca zastosował wobec pracownika karę upomnienia, nagany lub kary pieniężnej w przypadku wyniku badania wskazującego na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości; 3) do momentu prawomocnego zakończenia postępowania, jeżeli dane osobowe związane z kontrolą trzeźwości mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym przez uprawnione organy, którego stroną jest pracodawca; 4) do momentu prawomocnego zakończenia postępowania, związanego z wynikiem badania trzeźwości pracownika, jeżeli pracodawca powziął wiedzę o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. 4. Pracodawca usuwa dane osobowe pracownika, związane z kontrolą trzeźwości, po upływie wyżej wskazanych okresów.